Chính sách giao nhận hồ sơ và bàn giao kết quả áp dụng cho các dịch vụ của visanow

Ngày cập nhật: 01/01/2026

1. Mục đích

Chính sách giao nhận quy định phương thức tiếp nhận hồ sơ, bàn giao kết quả và vận chuyển giấy tờ của VISA NOW nhằm đảm bảo quá trình cung cấp dịch vụ diễn ra nhanh chóng, minh bạch và an toàn.

Đối với các dịch vụ hành chính như xin visa, hộ chiếu, dịch thuật công chứng…, việc giao nhận chủ yếu là giao nhận hồ sơ và giấy tờ, không phải giao hàng hóa thông thường.

2. Phạm vi áp dụng

Chính sách này áp dụng đối với tất cả khách hàng sử dụng các dịch vụ của VISA-NOW, bao gồm:

  • Xin Visa
  • Gia hạn Visa
  • Làm Hộ chiếu
  • Dịch thuật công chứng
  • Hợp pháp hóa lãnh sự
  • Bảo hiểm du lịch
  • Tour du lịch
  • Các dịch vụ khác do VISANOW cung cấp

3. Hình thức tiếp nhận hồ sơ

VISA NOW hỗ trợ tiếp nhận hồ sơ theo nhiều hình thức nhằm tạo thuận tiện cho khách hàng.

Nhận trực tiếp tại văn phòng

Khách hàng có thể đến văn phòng VISANOW để nộp hồ sơ theo giờ làm việc.

Nhân viên sẽ kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn bổ sung (nếu cần).

Tiếp nhận hồ sơ trực tuyến

Khách hàng có thể gửi bản scan hoặc ảnh chụp giấy tờ qua:

  • Email
  • Zalo
  • Các kênh liên hệ chính thức của VISA-NOW

Sau khi kiểm tra, VISANOW sẽ hướng dẫn nộp bản gốc (nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu).

Gửi hồ sơ qua đơn vị chuyển phát

Khách hàng ở ngoài khu vực văn phòng có thể gửi hồ sơ thông qua các đơn vị chuyển phát hợp pháp.

Sau khi nhận được hồ sơ, VISA NOW sẽ xác nhận với khách hàng.

4. Phương thức bàn giao kết quả

Sau khi hoàn thành dịch vụ, VISANOW hỗ trợ bàn giao kết quả bằng các hình thức sau:

Nhận trực tiếp tại văn phòng

Khách hàng hoặc người được ủy quyền có thể đến nhận hồ sơ.

Khi nhận, khách hàng cần cung cấp thông tin xác thực theo yêu cầu.

Gửi qua đơn vị chuyển phát

Theo yêu cầu của khách hàng, VISA-NOW có thể gửi:

  • Hộ chiếu
  • Visa
  • Hồ sơ gốc
  • Các giấy tờ liên quan

đến địa chỉ khách hàng cung cấp thông qua đơn vị vận chuyển uy tín. Việc sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh là hình thức phổ biến để giao nhận hồ sơ trên toàn quốc.

Gửi bản điện tử

Đối với các tài liệu điện tử như:

  • File dịch thuật
  • File scan
  • Visa điện tử (E-Visa)
  • Giấy xác nhận

VISANOW sẽ gửi qua Email hoặc các kênh điện tử đã thống nhất với khách hàng.

5. Thời gian giao nhận

Thời gian bàn giao phụ thuộc vào:

  • Loại dịch vụ
  • Thời gian xử lý của cơ quan có thẩm quyền
  • Địa chỉ nhận hồ sơ
  • Đơn vị vận chuyển

Đối với hồ sơ gửi chuyển phát, thời gian giao nhận sẽ theo lịch trình của đơn vị vận chuyển.

VISANOW sẽ thông báo cho khách hàng ngay sau khi hồ sơ được gửi.

6. Phí giao nhận

  • Nhận hồ sơ trực tiếp tại văn phòng: Miễn phí
  • Nhận kết quả tại văn phòng: Miễn phí
  • Gửi hồ sơ qua chuyển phát: theo biểu phí của đơn vị vận chuyển hoặc theo thỏa thuận giữa VISA NOW và khách hàng.

Mọi khoản phí (nếu có) sẽ được thông báo trước khi thực hiện.

7. Kiểm tra khi nhận hồ sơ

Khách hàng vui lòng kiểm tra ngay khi nhận:

  • Hộ chiếu
  • Visa
  • Tên
  • Ngày sinh
  • Số hộ chiếu
  • Thời hạn visa
  • Số lượng giấy tờ

Nếu phát hiện sai sót hoặc thiếu hồ sơ, vui lòng thông báo cho VISA-NOW trong thời gian sớm nhất để được hỗ trợ.

8. Trách nhiệm của khách hàng

Khách hàng có trách nhiệm:

  • Cung cấp chính xác thông tin người nhận.
  • Cung cấp đúng địa chỉ và số điện thoại.
  • Đảm bảo có người nhận hồ sơ tại địa chỉ đăng ký.
  • Kiểm tra tình trạng hồ sơ khi nhận.

Nếu khách hàng cung cấp sai thông tin dẫn đến giao hàng không thành công hoặc thất lạc, các chi phí phát sinh (nếu có) sẽ do khách hàng chịu.

9. Trách nhiệm của VISANOW

VISA NOW cam kết:

  • Tiếp nhận và bàn giao hồ sơ đúng quy trình.
  • Bảo quản hồ sơ trong thời gian xử lý.
  • Thông báo khi hồ sơ đã hoàn thành.
  • Hỗ trợ khách hàng theo dõi tình trạng giao nhận.
  • Phối hợp với đơn vị vận chuyển khi phát sinh sự cố.

10. Trường hợp bất khả kháng

VISANOW không chịu trách nhiệm đối với việc chậm giao nhận do các nguyên nhân ngoài khả năng kiểm soát như:

  • Thiên tai
  • Hỏa hoạn
  • Dịch bệnh
  • Chiến tranh
  • Sự cố hệ thống
  • Đình công
  • Chậm trễ từ Đại sứ quán, Lãnh sự quán hoặc Trung tâm tiếp nhận hồ sơ
  • Sự cố từ đơn vị vận chuyển

Trong các trường hợp này, VISA-NOW sẽ chủ động thông báo và phối hợp để giảm thiểu ảnh hưởng đến khách hàng.

11. Khiếu nại về giao nhận

Nếu phát sinh vấn đề liên quan đến việc giao nhận hồ sơ, khách hàng vui lòng cung cấp:

  • Họ và tên
  • Số điện thoại
  • Mã hồ sơ (nếu có)
  • Thời gian giao nhận
  • Nội dung khiếu nại

VISANOW sẽ tiếp nhận, xác minh và phản hồi trong thời gian hợp lý.

12. Điều chỉnh chính sách

VISA NOW có quyền cập nhật Chính sách giao nhận nhằm phù hợp với quy định pháp luật và hoạt động kinh doanh. Phiên bản mới nhất sẽ được đăng tải trên website và có hiệu lực kể từ thời điểm công bố.

13. Thông tin liên hệ

VISANOW

Cam kết của VISANOW

VISANOW cam kết tiếp nhận, bảo quản và bàn giao hồ sơ một cách an toàn, chính xác và đúng thời gian. Mọi giấy tờ của khách hàng được xử lý theo quy trình chuyên nghiệp, bảo mật và chỉ bàn giao cho đúng người nhận hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Chúng tôi luôn nỗ lực mang đến trải nghiệm dịch vụ nhanh chóng, minh bạch và thuận tiện cho khách hàng trên toàn quốc.